A nyomtatóhasználat nyomon követése

A vállalatoknál keletkező egyre nagyobb mennyiségű információt a könnyebb feldolgozás érdekében a felhasználók hajlamosak kinyomtatni. Ezt a potenciálisan hatalmas mennyiségű nyomtatott anyagot azonban ellenőrzés alatt kell tartani. Irodagép-vásárlás előtt ezért célszerű utánajárni a nyomtatógyártóktól és külső beszállítóktól beszerezhető szoftvereknek, amelyekkel megoldható a nyomtatványok azonosítása, követése és kezelése.

A nyomtatási tevékenységek azonosítása és elemzése

A költségkontroll első lépése a költségek beazonosítása. Erre szolgál a hálózatra telepíthető elemzőprogram, amely nyomon követi a felhasználónkénti nyomtatási volumeneket. Emellett a következőket is képes elemezni:

• Ki nyomtat?
• A nyomtatási feladatok típus szerinti bontását; például, hogy azok színesek-e vagy fekete-fehérek.
• Az egyes nyomtatási feladatok oldalszámát.
• A feladatok elküldésének idejét.
• A nyomtatandó fájlokat típusuk szerint, például PDF-, Excel- vagy html-fájlok.
• Költségkontroll

Amint ezek az információk rendelkezésünkre állnak, a kezelőprogram segítségével szabályokat alkothatunk, hogy ellenőrzés alatt tartsuk a nyomtatások mennyiségét és költségeit . A program többek között az alábbi feladatokat képes ellátni:

• Azonosítja az egyes felhasználók vagy munkacsoportok tevékenységét, ezeket pedig akár ügyfelekhez is hozzá tudja rendeli, lehetővé téve a szervezet számára, hogy a költségeket házon belül vagy ügyfelei felé elszámolja.
• A fekete-fehér nyomtatást állítja be standard nyomtatásnak, azaz ha a felhasználó színesben akar nyomtatni, e beállítást meg kell változtatnia az illesztőprogramban, ezáltal kénytelen átgondolni, hogy tényleg szükség van-e a színes nyomtatásra.
• A kétoldalas nyomtatást állítja be alapértelmezettnek, azaz ha a felhasználó igény esetén az egyoldalas nyomtatási módot szeretné használni, a beállítást módosítania kell.
• Lehetővé teszi a nyomtatásindítási funkció (pull printing) használatát: ekkor a felhasználó a nyomtatási feladatot egy meghatározott eszközre küldi, amelyet a nyomtatás megkezdése előtt aktiválnia kell. A művelet egyrészt növeli a biztonságot, másrészt csökkenti a pazarlást, hozzájárulva az alacsonyabb energia-, toner- és papírköltséghez.
• Meghatározza a színes nyomtatásra jogosultak körét, illetve azt, hogy mely dokumentumtípusokat lehet színesben nyomtatni.
• Maximálja az egyes felhasználók színes nyomtatásainak oldalszámát.
• A festéktakarékos üzemmódot állítja be alapértelmezettként, így a nyomtató kevesebb festéket használ, ami a nyomtatási minőség átgondolására készteti a felhasználót.

A külső nyomtatási szolgáltatások visszaszorítása

A teljes körű nyomtatási igények és költségeik elemzésekor a külső szolgáltatónál jelentkező költségekről sem szabad megfeledkeznünk. Ha a cég olyan nyomtatási eszközöket szerez be, amelyekkel a jövőben házon belül meg tudja oldani a korábban külső szolgáltatótól megrendelt munkákat, a továbbiakban már nem szükséges csak azért nagyobb mennyiségben nyomtatnia, hogy elérje a partner berendezései által igényelt méretgazdaságos sorozatnagyságot. Azt nyomtathatja, amire szüksége van és akkor, amikor az szükséges. Ennek további előnye, hogy a kommunikációs anyagokat költséghatékony módon lehet a házon belüli egyszeri nyomtatáshoz (one-off printing) igazítani.

A színes lézernyomtatóba történő beruházás optimalizálása érdekében a kkv-nak A4-es nyomtató helyett érdemes lehet A3-as eszközt vásárolniuk, amellyel a külső szolgáltató iránti igény csökkenthető vagy akár teljesen megszüntethető. Egy korszerű A3-as színes lézernyomtató olyan kitűnő minőségű marketinganyagok nyomtatására képes, hogy külső szolgáltatók megbízása szükségtelenné válik. Ez nemcsak a brosúrák és kampányhoz kapcsolódó szóróanyagok legyártásának költségeit csökkenti, hanem azok átfutási idejét is, fontos marketingüzeneteink tehát azonnal célba érnek, és szükséghelyzetben a konkurenciánál gyorsabban reagálhatunk.

Az A3-as színes nyomtatási berendezések nemcsak a marketinganyagok vonatkozásában tesznek jó szolgálatot, de további előnyük, hogy képesek bonyolult táblázatok, nagyméretű műszaki tervek és diagramok, valamint minden olyan dokumentum nyomtatására is, amelyeket célszerű nagyobb méretben megtekinteni. Bizonyos esetekben az A3-as eszközök a tervezőprogramok elérhetőbbé válásával párhuzamosan a számítógéppel támogatott tervezési (CAD) programok nyomtatóeszközeit is kiváltották.

Helyigény

A kkv-k irodáiban gyakran szűkös a hely, ezért az eszközök helyigénye szintén fontos beszerzési kritérium. Az A3-as eszközök eleve nagyobbak A4-es társaiknál, hiszen nagyobb méretű papírt kell tárolniuk, ugyanakkor számottevően sokoldalúbbak is (lásd: „A külső nyomtatási szolgáltatások igénybevételének csökkentése” című részt). Egy jól megtervezett A3-as készülék viszont alig foglal el több helyet, mint egy A4-es. Ha egy vállalat például A4-es színes lézernyomtatójának lecserélését fontolgatja, akkor érdemes olyan termékeket is számításba vennie, amelyek az A3-as eszközök funkcióit az A4-es készülékekéhez hasonló helyigénybevétellel tudják kínálni.

Biztonságos nyomtatás

A nyomtatók érzékeny és bizalmas vállalati információkat is tárolhatnak, és míg egy jó tűzfal segíthet a vállalat adatait biztonságban tartani, addig a nyomtatókban felejtett okmányokkal fontos információk kallódhatnak el. A probléma kezelésében segítséget jelent egy nyomtatásbiztonsági szoftver beszerzése.

A biztonsági programcsomagok jellemzően a következő funkciókat tartalmazzák:

• Felhasználóazonosítás és a hozzáférés korlátozása: Az eszköz elérésekor a program azonosítja a felhasználót, és annak szervezeti egysége vagy pozíciója alapján megadhatja vagy megtagadhatja az előzetesen beprogramozott jogosultságot. Például csak a szenior munkatársak vagy a vezetőség kap jogosultságot a cég pénzügyi és jogi dokumentumainak, érzékeny ügyféladatainak kinyomtatására.
• PIN kódos védelem és nyomtatásindítási funkció (pull printing): Minden alkalmazott rendelkezhet PIN kóddal vagy azonosító kártyával, így az eszközökre küldött nyomtatási feladat várólistán tartható mindaddig, amíg a PIN kódot be nem ütik, illetve az azonosító kártyát le nem húzzák. Ez a funkció képes megakadályozni, hogy kinyomtatott bizalmas dokumentumok maradjanak a nyomtatóban.
• Törölt nyomtatási feladatok: A biztonsági program segítségével az is beállítható, hogy a várólistán vagy a nyomtató merevlemezén lévő feladatok egy bizonyos idő után törlődjenek. A programot továbbá úgy is be lehet állítani, hogy minden ki nem nyomtatott feladat a munkanap végén törlődjön.
• Titkosított dokumentumok: Mivel a dokumentumokat a felhasználók a hálózaton keresztül küldik, azok a biztonság érdekében a nyomtatás végéig titkosítottak maradnak.

A nyomtatás ésszerűsítése – vásárlási szempontok kkv-k számára